Dupa fiecare conferinta la care particip primesc doza de reprosuri de la cei pe care am uitat sa-i anunt. Astazi un cititor al blogului mi-a scris, dorind sa afle cum trebuie sa procedeze pentru a fi informat din timp de evenimentele, semninariile, conferintele, workshopurile samd. care se desfasoara in Bucuresti.

Cum afli despre viitoare evenimente?

• Te inscrii gratuit pe comunicatedepresa.ro si primesti alerte din domeniile de interes, inclusiv notificari despre viitoare evenimente.
• Te inscrii gratuit pe siteul organizatorilor de evenimente la newsletterele sau anunturi, chiar daca acestea nu se refera direct la evenimente. Odata ajuns in baza sa de date vei fi invitat la viitoarele evenimente. Exemplu: Newsletterele IDG (recomandat text).
• Urmaresti siteurile organizatorilor pentru agenda evenimentelor, deseori ele sunt planificate cu cateva luni in avans. Exemplu: Evenimente IDG
• Urmaresti blogurile sau listele de discutii la care participa persoane din domeniul care te intereseaza.
• Lasi o carte de vizita sau o forma de feedback la un eveniment si vei fi invitat la urmatoarele.

Ce trebuie sa stii despre organizatori? Exista:

1. Firme care fac doar organizare de evenimente, fara un specific anume. De obicei firmele de PR au si un departament de evenimente.
2. Firme care fac evenimente de profil, spre exemplu publisherii din presa de IT (ex: Agora, IDG).
3. O multime de firme, organizatii care fac evenimente sporadic sau au un singur eveniment major pe an.
4. O multime de firme care incearca marea cu degetul organizand un eveniment pentru a cunoaste piata, pentru a se autopromova samd (cu rezultate extrem de variabile).

Ce trebuie sa stii despre evenimente?

• Unele pot fi teribil de plicticoase. Verifica organizatorii si speakerii, eventual editiile trecute inainte de a te inscrie. S-ar putea sa te astepte Moartea prin Powerpoint.
• Unele sunt prost organizate. E bine sa te duci cu o sticla de apa si servertele la tine.
• Toate evenimentele incep mai tarziu fata de ora anuntata initial. Sunt asteptati invitatii, speakerii, apar probleme de infrastructura. Poti intarzia mereu, linistit.
• Parcarea e de obicei o problema, organizatorii nu isi asuma acesta problema, asa ca s-ar putea sa te trezesti parcand cu 5Ron/ora la vreun hotel de lux.
• Rareori prezentarile sunt entuziasmante, de cele mai multe ori sunt sales pitchuri plictisite. Din nou, de verificat istoria si speakerii.

Gratis sau platit?

Majoritatea evenimentelor sunt gratuite, ceea ce nu le face nici mai bune si nici mai slabe. Unele impun o taxa modica de participare, altele o taxa foarte mare. Se presupune ca evenimentele platite au o calitate mai buna deoarece nu e nevoie ca vanzatorii de produse sa le sustina comercial (implicit sa aiba prezentari de vanzare). Eu nu consider aceasta presupunere a fi o regula de aur.

Workshopurile sau orice alt tip de eveniment care presupune plata unei taxe foarte mari (sute, mii eu/usd) sunt, in 99% din cazuri, o mare teapa. E imposibil sa ti se transfere in 2 zile atata cunostinte incat sa merite acei bani.

Recomand calduros evenimentele gratuite, dar cu un minim Q&A in alegerea lor.

Inregistrarea si pauzele

Participarea la un eveniment presupune inregistrarea la receptie. Aici va trebui sa te recomanzi si sa lasi o carte de vizita. E penibil sa nu ai o carte de vizita, asa ca pregateste-ti din avans un set, vei avea nevoie de ele. Asigura-te ca nu arata total amatoricesc, cu 25 de ron poti obtine 100 de carti de vizita decente de la orice print shop.

Pauzele de cafea sunt obisnuite pentru evenimente de lunga durata. Uneori lipsesc, caz in care sticla de apa din dotare devine foarte utila. Daca sunt prezente sunt si gratuite, asa ca te poti simti liber consumator. Rareori te invita cineva, asa ca poti intreba organizatorii de unde iti iei o cafea sau un suc (daca nu e evident sau ai indoieli).

La evenimentele foarte lungi se serveste gratuit si o masa de pranz.
Experienta ma obliga sa fac urmatoarele recomandari:

• Nu te inghesui la randul cu mancare. Sigur nu se termina totul inainte de a-ti veni randul.
• Nu pune 15 feluri de mancare intr-o singura farfurie. Salata, biscuitii, friptura si sarmalele nu se servesc la gramada.
• Daca iti este foarte foame (ceea ce e normal dupa o zi de prezentari), poti sa faci mai multe drumuri la bufet. E logic, normal si de bun simt. Nu te obliga nimeni sa te rezumi la o salata.
• Consulta codul bunelor maniere in ceea ce priveste servirea mesei. Riscurile sunt mari, si te poti trezi la Hilton cu un codru de paine in mana si o pata mare pe camasa, in fata catorva comeseni care nu stiu pe unde sa mai rada.
• Conversatia la masa nu este obligatorie si are limitele ei.

Dress code & Networking

Cum te imbraci? Problema mare. Nu trebuie sa te imbraci ca la nunta. Este recomandata o tinuta business-casual. In mod sigur ies in evidenta hainele sport, bocancii de rocker, gecile de piele, lanturile samd. Daca te reprezinta, vino cu ele, altfel alege ceva mai pasnic/clasic. Daca te simti evident rau in costum, nu te imbraca in el pentru ca se vede ca te streseaza si iti da un sentiment de fals.

Cu cine vorbesti? Cu cine iti gasesti subiecte comune. Evenimentele sunt ocazii bune pentru socializare. Nu e obligatoriu totusi, daca nu iti place sa discuti cu ceilalti, stai linistit, simte-te bine. Daca iti place sa discuti cu ceilalti, ai grija sa nu fi agasant, chiar si cei mai politicosi interlocutori o iau razna dupa 20 de minute umplute doar cu povestile tale.

Ti-a placut unul din speakeri? Du-te la el dupa prezentare sau abordeaza-l cat mai repede poti (deseori pleaca dupa prezentari). Spune-i parerea sincera, o va aprecia, chiar daca are si aspecte negative. Ofera-i o carte de vizita si iti va da una din ale sale in schimb. Pune intrebari, cere sfaturi si raspunsuri, e intr-o situatie in care e usor obligat sa raspunda.

Cu ce te alegi? Cu ce receptionezi, cu persoanele pe care le cunosti, cu materialele oferite de organizatori, cu multe informatii utile, daca esti atent la eveniment, nu la detalii.

Lucruri triste si amuzante

Teoristii foamei – sunt acei oameni care traiesc din evenimente, vin oriunde afla ca e un eveniment nou pentru premii, materiale, mancare. Organizatorii ii cunosc, dar nu ii pot indeparta usor (date fiind locatia, mediul, oamenii). Cel mai interesant e campionatul de bagat mancare in poseta ;-)

Invitatii problema – acele persoane care vin la toate evenimentele, pun aceleasi intrebari, povestesc aceleasi lucruri, streseaza total orice personaj nou, in necunostinta de cauza. De obicei sunt angajati la stat sau vesnici intreprinzatori la inceput, care se diferentiaza prin perseverenta si un strat gros de piele pe obraz. Evita-i cu orice pret, iti irosesc timpul.

Numarul participantilor – majoritatea evenimentelor sunt sponsorizate de cei care au prezentari in cadrul lor. Deseori numarul celor din sala este foarte mic (e o criza perpetua de invitati), asa ca se ajunge la situatii penibile in care sunt mai multi organizatori si vorbitori decat invitati. Numarul celor care confirma participarea e mereu mult mai mare decat numarul efectiv al celor care participa.

De retinut

1. Nu te costa nimic sa participi la o multime de evenimente interesante.
2. Trebuie sa fii pregatit, dar si foarte relaxat.
3. Toti apreciaza prezenta ta, pentru ca ii ajuta.
4. Poti pune intrebari, solicita informatii, socializeaza. E firesc si recomandat.
5. Profita de ceea ce ti se ofera, de la prezentari la bufet, nu va sta nimeni sa-ti acorde tie atentie totala.
6. Ofera feedback si sari peste bariera invizibila dintre tine ca invitat, organizatori si speakeri.
7. Fa-ti un obicei din a frecventa astfel de evenimente, e o ocazie buna pentru a fi la curent cu lucruri noi si pentru a intalni persoane interesante.

Sper sa ne intalnim la evenimente viitoare. Nu va retineti in a ma aborda. Am vazut ca multi din invitati au o oarecare teama fata de sistem. E nejustificata. Invitatii sunt bunul cel mai de pret al unui eveniment.