“Wise men talk because they have something to say; fools, because they have to say something.”

La inceput a fost Internetul. Si a fost bine.
Mai apoi a aparut emailul, in anul 7479 de la zidirea lumii. Si a fost bine.
Era text, se putea arhiva, cauta, indexa usor. Si era cu adevarat bine.
Si a aparut mailul HTML si s-a ales praful. Si NU mai e deloc bine.

Cam asta ar fi pe scurt povestea emailului. Sa o detaliem mai putin arhaic:

Emailul a aparut si s-a impus ca mijloc de comunicare electronic simplu, rapid si ieftin. Datorita LUI a evoluat atat de spectaculos Internetul.

Ca orice fenomen de masa, Internetul a adus cu ele si rele si bune in timp, numai ca balanta inclina mai mult spre rele. Emailul este victima succesului sau. Multi utilizatori “sofisticati” au gasit de cuviinta sa transmita emailuri in format HTML. Mai mult, insotit de stationery, animatii grotesti si fonturi suparatoare. Nu contest, HTML in mail poate fi util, dar e genul de facilitate cu care utilizatorul de rand se impusca in picior, iar cand nu e atent trage in toate directiile. Noroc cu progamele de mail, care au pus arma la degetele tuturor.

De ce trebuie ca emailul sa fie text?

• Pentru ca sa fie in continuare simplu, rapid si ieftin.
  Cum ti se par mesajele de sute de kilobiti descarcate pe dial-up/gprs?
• Pentru ca sa poata fi vazut de orice destinatar, indiferent de clientul de email, calculatorul sau sistemul de operare folosit.
  Vrei sa trimiti mesaje care nu vor putea fi citite?
• Pentru ca sa nu irosim resurse inutil si sa ne putem bucura de gadgeturile prezentului, care au posibilitati tehnice reduse.
  Incearca sa folosesti un cont de email pe un telefon mobil sau pe un palmtop…
• Pentru a putea fi usor de indexat, arhivat si cautat.
  Ai cautat vreodata o adresa sau o denumire intr-un teanc de emailuri pline cu tot felul de poze si ornamente? Ai gasit ceva?
• Pentru a putea fi integrat in aplicatii complexe, ex sisteme de tracking, liste de mail, arhive web de mesaje.
  Te-ai gandit ca emailurile tale nu au prioritate sau sunt respinse de sistemele informatice ale unui partener?
• Pentru a nu fi catalogat ca SPAM, caci mailurile HTML (mai ales cele prost compuse de programul de email) primesc multe puncte in scorul pe baza caruia se decide daca un mail e spam.
  Cumpara acum!!!!! scris cu rosu si litere de-o schioapa – seamana cu un mesaj trimis de tine? Multi inca nu stiu de ce nu ajung mailurile la partenerii de afaceri…
• Din bun simt.
  De cate ori ai exclamat: “Vai ce mail superb! Cu cata grija au ales culorile, ce header frumos, ce semnatura de 2 pagini bine aliniata.”? Cam de atatea ori s-au bucurat si ceilalti de mailurile HTML “sofisticate”.

5 greseli abonimabile facute de utilizatorii de email. Poate si de tine!

1. Disclaimer – acel text din subsolul emailului care spune intr-un limbaj pseudo-avocataesc ce lucruri rele se pot intampla celor care vad mailul. ESTE INUTIL! Din punct de vedere legal valoarea sa e zero. Singura lui valoare este cea de natura comica. Mai multe aflati aici: http://www.goldmark.org/jeff/stupid-disclaimers/

2. Stationey – povestea grafica din jurul mailului: o mica desfatare vizuala, tema de culori, pozele de antet si subsol, fonturile deosebite. Stiu ca pare de neconceput sa-ti ceara cineva sa nu reflecti imaginea firmei in email, dar, supriza: Nu-i pasa nimanui! de imaginea firmei din email. Cum ar fi ca atunci cand primesti un telefon sa asculti 10 minute o poveste despre cel care te suna (pe banii tai)? Emailul nu este hartie, la fel cum faxul nu este telefon si nici hidrobicicleta avion. Firmele mari NU folosesc asemenea metode. Spun asta fiindca eu nu le-am vazut niciodata in emailurile primite de la reprezentati ai unor firme de talie mondiala. Stationery=Amatorism+”Aspiratii”.

3. Semnaturile lungi. Regula spune ca semnatura trebuie sa aiba maxim 5 randuri si sa fie delimitata de “– ” (line line spatiu). Cati respecta regula asta? Experienta ma asigura ca 5 linii sunt suficiente. Nimeni nu are nevoie de mission statementuri sau harti GPS in semnatura, “stick to the basics”.

4. Semnaturi de antivirus. Cui ii pasa ca mesajul a fost scanat de un antivirus? Cei care trimit mesaje virusate le pot semna la fel (iar antivirusul nu le va prinde daca e neupdatat). Inca o mostra de inutilitate agresiva.

5. Atasamente gigantice. Protocolul pe care se bazeaza circulatia emailului se numeste SMTP, adica Simple Mail Transfer Protocol. Accentul este pus pe SIMPLE. Atasamentele sunt adaugiri ulterioare care complica si ingreuneaza protocolul – dar sa zicem ca asta e acceptabil. Insa de aici pana la a trimite zeci de megabytes de date pe email e drum lung, iar necunoasterea e calauza. Un atasament mamut inseamna ca mailul ajunge greu, ca serverul se chinuie sa-l proceseze/scaneze, ca destinatarul s-ar putea sa nu-l primeasca (doar bagi elefantul in coliba) si ca faci transfer mare. Serverele de email nu stiu sa reia o comunicatie intrerupta, asa ca vor reincerca sa trimita mesajul pana reusesc sa transfere totul fara eroare. Cand sunt probleme de comunicatie/viteza acest comportament duce la ping ponguri de mesaje uriase, greu de oprit. Pentru transfer de fisiere exista protocolul FTP, adica Filte Transfer Protocol sau servicii de upload de fisiere, accesibile mai apoi via HTTP/web/browser.

Daca nu incalci regulile de mai sus permite-mi sa te felicit si sa-ti multumesc pentru ca ajuti omenirea sa aiba o viata mai simpla si mai inteligenta.

Daca te regasesti in descrierile anterioare, fugi si repara-ti greselile, mai ai timp sa faci lucrurile bine.

Daca stii tu mai bine si nu-ti pasa decat de tine, te rog inchide browserul si fugi de langa calculator.

Sfat gratuit de cel putin 100$: Virusii de email inseamna virusi de Outlook in 99% din cazuri. Daca renunti la Outlook renunti la virusi! Exista programe compatibile, mai simple, mai eficiente, care suporta conturi cu sute de megabytes de email. Cel mai bun exemplu: Mozilla Thunderbird (poate importa setarile si mesajele din Outlook si e distribuit sub licenta opensource, deci nu te costa nimic). De ce 100$? La atat estimez eu pierderile minime suferite de un utilizator de Outlook cu vechime (evaluand timp/bani).